Google Calendar + Attività è l’unica lista di cose che ti serviranno mai

All'inizio del 2018, Google ha migrato tutti gli utenti alla sua versione più recente di Google Calendar. Come parte di questa migrazione, Google Task è stato integrato in modo più completo con il calendario stesso.

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Molte persone utilizzano già app da fare esterne per mantenere sincronizzate le loro attività con Google, ma tenere traccia di più app può diventare fastidioso. Invece, perché non provare la potente combinazione interna di un elenco di attività di Google con Google Calendar? Potrebbe potenzialmente sostituire qualsiasi altra app da fare che potresti usare.

In questo articolo, ti mostreremo come.

Passaggio 1: visualizzazione delle attività di Google Calendar

Se non hai ancora personalizzato il calendario delle attività su Google, la visualizzazione predefinita apparirà molto chiara. Forse anche un po 'noioso.

Google Calendar predefinito

Tuttavia, questa noiosa facciata può essere estremamente ingannevole. L'abilitazione di Google Task in Google Calendar aggiungerà un elevato grado di funzionalità all'app che altrimenti non potresti aspettarti.

Ora capiamo perché alcune persone potrebbero non credere in questa funzionalità. L'app Google Tasks era una delle peggiori applicazioni da fare online. Per integrare funzionalità più utili, in realtà è stato necessario installare componenti aggiuntivi del browser come GTasks .

Tuttavia, la versione più recente di Google Task è molto più utile . Per utilizzarlo insieme a Google Calendar, abilita il widget Google Task espandendo la sezione I miei calendari nell'angolo in basso a sinistra del browser del desktop.

Deseleziona la casella che dice Attività :

Attiva Google Task

Successivamente, vai sul lato destro di Google Calendar e fai clic sull'icona Google Task, visualizzata qui in rosso:

Widget Google Task

Quando fai clic su di esso, Google aggancia Google Task sul lato destro di Google Calendar. Dopo aver attivato le attività, sei pronto per aggiungere attività al calendario stesso.

Aggiungi attività a Google Calendar

Passaggio 2: come creare un elenco di cose da fare su Google

La potenza di questa combinazione di Google Calendar deriva dal modo in cui organizzi il tuo elenco di cose da fare all'interno di Google Task.

Se non hai letto su come combinare le app obiettivo con le app da fare , ti consigliamo di prenderti del tempo per farlo ora. Ti aiuterà a creare e organizzare il tuo elenco.

Fatto ciò, raccogli il tuo elenco di obiettivi che desideri raggiungere, insieme all'elenco associato delle attività necessarie per completarli. Quindi, fai clic sul menu a discesa Attività nella parte superiore della barra Attività.

Lì, vedrai una selezione di elenchi precedentemente creati. Vedrai anche il pulsante Crea nuovo elenco .

Crea attività di Google Calendar

Questi elenchi saranno i controlli dall'alto verso il basso in Google Calendar. Puoi fare clic su Crea nuovo elenco — che ti permetterà di creare un nuovo elenco di attività per obiettivi di alto livello — oppure puoi fare clic su uno dei tuoi aiutanti organizzativi precedentemente creati.

La scelta per quale si utilizza dipende da te.

All'interno di ogni elenco, ci sarà un punto in cui è possibile creare un'attività Google to-do. Per creare una nuova attività, fai clic su + Aggiungi un'attività . Iniziare a digitare.

Elenco di Google To Do

L'importanza delle attività secondarie

All'interno di ogni singola attività, ci sarà anche la possibilità di creare attività secondarie. Le attività secondarie vengono aggiunte come attività regolari all'interno di ciascuna di queste attività principali.

Dopo aver fatto clic su un'attività, puoi elencare tutti i passaggi che devi compiere per raggiungere tale obiettivo. Con Google Task, il processo di elencazione delle attività secondarie è semplice.

Premi l'icona Modifica accanto all'attività principale per aprire l'opzione Aggiungi attività secondarie . Fare clic su di esso, quindi digitare ogni sottoattività nella casella.

Elenco delle attività secondarie di Google Task

Fatto ciò, premi Invio per inserire il testo e passare alla sottoattività successiva. Puoi vedere il mio processo e come appare, qui in rosso:

Aggiungi attività a Google Calendar

È importante assegnare a ciascuna attività secondaria dell'elenco delle cose da fare di Google Calendar una data di scadenza realistica. Ricorda, caricherai tutti i tuoi obiettivi nel calendario stesso. Quindi, prendere in considerazione tutto ciò che stai pianificando ti aiuterà a mantenere gestibili quelle date.

Se provi ad aggiungere una data di scadenza a una sottoattività, noterai che non puoi aggiungerne una quando la crei per la prima volta. Devi tornare al livello dell'elenco principale e aggiungere da lì.

Una volta tornato al livello di elenco principale, fai clic su un'attività per tornare alle attività secondarie. Aggiungi la data di scadenza alla sottoattività facendo clic sull'icona Modifica dettagli accanto ad essa:

Modifica sottoattività attività Google

Successivamente, vedrai che l'opzione della data di scadenza è stata aggiunta alla pagina della tua sottoattività.

Quando fai clic su Aggiungi data , Google ti darà un calendario pop-up in cui puoi scegliere un giorno specifico da mostrare quando è prevista questa attività.

Aggiungi data di scadenza alla sottoattività Compiti di Google

Più suggerimenti

  • Se usi altre app da fare come Todoist o RememberTheMilk , ti consigliamo di seguire lo stesso processo per trasferire manualmente queste attività.
  • Utilizzando le stesse tecniche sopra elencate, Google Task e Google Calendar possono fare tutto ciò che quelle app possono fare, e altro ancora.

Un'altra cosa importante da considerare quando si aggiungono le scadenze è che è necessario utilizzare una data di inizio effettiva per quando si desidera iniziare a lavorare sulle attività principali. La maggior parte delle app inserirà la tua attività nell'elenco delle cose da fare in base alla scadenza.

La cosa bella dell'integrazione di Google Tasks, tuttavia, è che metterà queste informazioni in ordine pulito e cronologico sul tuo calendario.

Passaggio 3: come utilizzare Google Task all'interno di Google Calendar

Quando attivi le Attività nel menu di navigazione, aggiungerà la data di scadenza di tutte le attività al calendario di Google Task. Se non vi è alcun orario specifico durante il giorno in cui è prevista questa attività, vedrai l'attività elencata nella parte superiore di ogni giorno in cui hai una scadenza:

Google Calendar predefinito

Questo display visivo è davvero utile per individuare giorni durante la settimana in cui sei sovraccarico. Per evitare ciò, ti consigliamo di dare un'occhiata alle tue attività imminenti all'inizio di ogni settimana. Prova a spostare le cose quando necessario per livellare il tuo carico di lavoro.

Puoi farlo facendo clic su uno degli elementi dell'attività nel tuo calendario, quindi facendo clic sull'icona Modifica per modificare la data di scadenza.

Modifica attività di Google in Google Calendar

Dopo aver modificato la data di scadenza, Google Calendar sposta automaticamente tale attività in una nuova posizione nel calendario. Molte app non hanno questa capacità di spostare le attività senza soluzione di continuità al volo, e questo è il secondo vantaggio dell'utilizzo di Google Calendar con Google Task.

Senza di essa, può essere difficile visualizzare il carico di lavoro.

Un altro modo rapido per modificare la data di scadenza di un'attività è fare clic e trascinarla in un'altra posizione del calendario:

Sposta Google Task su Google Calendar

Passaggio 4: non programmare troppo te stesso con l'app Google Task

Per prendere l'abitudine di utilizzare Google Calendar, ogni mattina dovresti dare un'occhiata. Ricontrolla le tue scadenze e blocca il tempo aggiuntivo durante il giorno in cui prevedi di lavorare sulle tue attività di Google.

Pianificando la giornata al mattino, ti concedi maggiore flessibilità per tutto il tuo programma. In questo modo se succede qualcosa di inaspettato e devi spostarti tra le attività in un secondo momento, non è necessario rielaborare l'intero programma per farlo.

Qualunque frequenza scegliate, controllando il vostro calendario quotidianamente o settimanalmente, questa revisione regolare segue l'importante regola di gestione del tempo 80/20 .

Infine, è importante affermare che con molte app, l'elenco delle cose da fare quotidianamente è strutturato in un formato basato su testo. Un elenco potrebbe essere ingannevole nel modo in cui stai strutturando il tuo carico di lavoro.

Con l'approccio visivo di Google Calendar, tuttavia, vedrai rapidamente se in realtà hai abbastanza ore al giorno per realizzare ciò che desideri.

Gestione del tempo Google Task

Più suggerimenti

  • Includere la data di scadenza finale nella nota dell'attività. Questo è così che sai fino a che punto puoi espellere i compiti se non li esegui subito.
  • Prendere in considerazione l'utilizzo del batch di attività quando si pianifica ogni giorno.
  • Cerca di mantenere un sano equilibrio tra attività per obiettivi a breve termine e obiettivi a lungo termine.
  • Per le attività di Google che si ripetono in modo simile a un allenamento mattutino, esegui un'attività ripetuta che si aggiornerà automaticamente per determinati giorni della settimana.
  • Le attività di Google Calendar per Android e iOS possono essere modificate sul telefono, a condizione che sia installata l'app Google Calendar.

Utilizza Google Task e Google Calendar per suggerimenti sulla gestione del tempo

L'utilizzo di Google Task con Google Calendar ti tiene tutti gli obiettivi più importanti ogni giorno. Se non sei soddisfatto di questa combinazione, tuttavia, nessun problema. Potresti avere altre app per la produttività tra cui scegliere, anche se ti consigliamo di dare una possibilità a Google Task.

Avere una grande strategia di pianificazione è solo il primo passo. C'è così tanto altro che ti assicura di concentrarti sulle cose più importanti.

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